Advokatens seks beste tips til entreprenører

I bygg- og anleggsbransjen oppstår det stadig rettslige tvister. Dette er både arbeids- og ressurskrevende for begge parter. Vi mener at mange tvister kan unngås, særlig om man legger ned nødvendig innsats ved kontraktinngåelse mht. at det tas tilstrekkelige forbehold o.l. og ved at man sørger for å ha ryddig [les skriftlig] dialog underveis i byggeprosessen.

Her kommer våre beste tips til entreprenører:

1. Bruk alltid skriftlige avtaler

Manglende skriftlighet er en av hovedårsakene til senere tvist og tap for alle aktører i bygg- og anleggsbransjen, særlig entreprenører og håndverkere. Dette gjelder både i forbrukerforhold, små og mellomstore oppdrag, og større bygge- og anleggsprosjekter. Vår første, og kanskje viktigste råd er derfor å alltid bruke skriftlige avtaler.

Bruk gjerne standardavtaler og helst forenklede avtaler når oppdraget er lite og egnet.

Skriftlighet er også viktig når det gjelder avtaler og forutsette eller uforutsette endringer og situasjoner som oppstår underveis i byggeprosessen. Som eksempel kan nevnes avtaler om endrings- og tilleggsarbeider, varslinger om fristutsettelse og/eller vederlagsjustering, hindringer for eget arbeid, kontraktsbrudd fra avtalemotpartens side, mv. Sørg derfor alltid for å nedtegne skriftlig alt av betydning som skjer underveis i byggeprosessen, fram til og med endelig overlevering er godkjent og fullt sluttoppgjør er mottatt.

2. Ta nødvendige forbehold

Det kan skje mye underveis i en byggeprosess. Gjør derfor alltid grundig forarbeid før tilbud gis, og sørg for å ta nødvendige forbehold både i tilbudet og i den endelige, skriftlige avtalen.

Et vanlig problem i entreprisetvister er at forbehold tatt i tilbudet, settes til side i den skriftlige avtalen. Det skjer enten gjennom rekkefølgebestemmelser, gjennom bestemmelser om «komplett levering» e.l., «back to back»-klausuler, solidaransvarsavtaler, transporteringsbestemmelser, eller andre bestemmelser som overfører risiko til entreprenøren. Noe som ofte gjør det vanskelig å oppdage slike bestemmelser, er at bestemmelsene ikke alltid står i hoveddokumentet som partene signerer, men i stedet er helt eller delvis «skjult» i standardbestemmelser. («alminnelige vilkår» e.l.) og/eller andre tilleggsdokumenter som er gjort til en del av avtalen.

En måte å omgå dette problemet på, kan være å ta med egne forbehold som et eget avtalepunkt mot slutten av avtalen, hvor det presiseres at de aktuelle forbeholdene gjelder uavhengig av det som ellers måtte følge av avtalen og øvrige avtaledokumenter.

3. Vær overtydelig

Mange tvister skyldes manglende tydelighet i avtalegrunnlaget og den skriftlige dokumentasjonen underveis i byggeprosessen. Skriv derfor alt så tydelig og presist at selv et barn forstår akkurat hva som menes.

Når du oppdager noe som kan være uklart eller misforstås fra noen andre, sørg for å oppklare og tydeliggjøre den eksakte betydningen i oppklarende dialog som du sørger for kan dokumenteres skriftlig.

Husk også å ta med alle konsekvensene i skriftlig dialog med byggherre. Hvis du støter på noe uventet/ikke-avtalt, som er til hinder for, eller på annen måte påvirker dine arbeider. Husk å beskrive i detalj alle konsekvenser. Det kan for eksempel være tilfellet ved:

• Varsel om endring og krav om vederlagsjustering, inkludert antatt og beregnet tids- og/eller kostnadskonsekvens.
• Varsel om forsinkelse/krav om fristutsettelse og antatt/beregnet tidskonsekvens (+ evnt. kostnadskonsekvens).
• Varsel om/krav om forsering, inkl. tids- og kostnadskonsekvens.
• Varsel om stans i arbeidene frem til byggherre har akseptert varslede endringer, tilleggsarbeider og konsekvenser.

4. Dokumentasjon, dokumentasjon, dokumentasjon

I meget stor andel av sakene der aktører i bygg- og anleggsbransjen havner i tvist og ender med tap, skyldes dette manglende dokumentasjon og bevis. Sørg derfor for å dokumentere alt, alltid.

Ta bilder av alle arbeider – og særlig de som bygges inn eller blir skjult i den videre byggeprosessen. Sørg for å føre gode referater etter møter på byggeplassen mv. og ta gjerne lydopptak. Ettersend SMS og e-poster hvor du gjengir alle viktige punkter som har blitt avtalt eller drøftet, slik at absolutt alle beslutninger og avtaler av noen betydning kan dokumenteres både med hvem som har besluttet/avtalt, når og hva. Sørg for å ha godt arkiveringssystem og helst digitalt, slik at du enkelt kan finne frem til relevant dokumentasjon senere når du trenger det.

Og husk, «den beste arkivaren vinner tvisten!»

5. Ha full kontroll på alle frister

Alle oppdrag innen bygg og anlegg opererer med en rekke forskjellige frister. Det er viktig å vite hvilke frister som gjelder, forskjeller på fristene og ikke minst konsekvensene av fristbrudd. Noen viktige frister du bør har kontroll på er følgende:

• Dagmulktbelagte frister: Typisk ferdigstillelsesfrist og evnt. særskilt avtalte delfrister.

Overtredelse av disse fristene utløser dagmulkt. Les derfor alltid tilbuds- og kontraktsgrunnlaget nøye og send skriftlig varsel om eventuelle hindringer som forsinker fremdriften. Og husk! Følg alltid opp med skriftlig krav om fristutsettelse.

• Varslingsfrister: Typisk ved endrings- og tilleggsarbeider, reklamasjoner, forsinkelser o.l.

Hvis du ikke varsler i tide, kan du både tape egne rettigheter og bli økonomisk ansvarlig. Ofte er det snakk om relative frister, det vil si frister som skal overholdes «straks», «uten unødig opphold» e.l. Tommelfingerregel er at det maksimalt kan gå noen få virkedager, og normalt aldri mer enn 5-6 dager. Merk at fristen vil være lengre for forbrukere.

• Betalingsfrister: Gjelder fakturaer og andre betalingskrav.

Oversittelse av disse fristene kan medføre renter og inndrivelseskostnader. Fristoversittelse innebærer dessuten avtalemislighold. Merk at disse kan oversittes hvis du har tilbakeholdsrett i egen betalingsytelse som følge av mislighold/reklamasjon, men på egen risiko.

• Søksmålsfrister: Frist for å ta ut søksmål eller annet rettslig skritt

Oversittelse fører til at eventuelle krav går tapt. En viktig søksmålsfrist etter NS-regimet gjelder hvis entreprenøren har fått avslag på varsel om vederlagsjustering for endrings- og/eller tilleggsarbeider. Entreprenøren må da ta ut søksmål innen åtte måneder etter overleveringen av samtlige kontraktsarbeider. En annen svært viktig søksmålsfrist er fristen til å ta ut søksmål/rettslig skritt for å avbryte foreldelsesfrister.

Tips: Lag en egen fristkalender eller annen samlet oversikt over alle aktuelle frister for hvert enkelt oppdrag.

6. Oppsøk juridisk bistand i tide

Bygg- og anleggsbransjer er stadig i utvikling og blir mer og mer rettsliggjort og komplisert. Jo større byggeprosjektet er, jo mer rettsliggjort og komplisert er oppdraget. I mange tilfeller bør entreprenøren derfor søke rettslig bistand i tide.

Det kan særlig være aktuelt å søke rettslige råd før et tilbud sendes. Når et tilbud først er sendt og akseptert, er det for sent å endre avtalen. Anbuds-/tilbudsgrunnlaget er i mange tilfeller omfattende, uoversiktlig, vanskelig tilgjengelig og rettsliggjort på en slik måte at entreprenøren ikke har forutsetninger for selv å vurdere alle konsekvenser og implikasjoner for eget tilbud uten juridisk bistand. 

I de fleste tilfeller bør entreprenøren oppsøke juridisk bistand for en gjennomgang av avtalen og alle tilhørende vedlegg før den sendes til signering av endelig avtaledokument. Dette gjelder særlig for oppdrag av en viss størrelse. Skremmende ofte presenteres entreprenøren for et avtaledokument som innebærer store endringer i entreprenørens ansvar, risiko og forpliktelser sammenliknet med entreprenørens tilbud. Det er langt enklere å ta opp slike forhold før signering, enn etterpå. I verste fall anses entreprenøren å ha akseptert ugunstige bestemmelser i og med signering av avtalen.

Også når entreprenøren støter på uklarheter, uventede forhold og uenighet underveis i byggeprosjektet, vil det kunne være mye å vinne på å oppsøke juridisk bistand strak. Dette for å eksempelvis sikre rettidig varsling etter NS-regimet, slik at entreprenøren unngår erstatningsansvar og/eller ikke taper retten til vederlagsjustering, fristutsettelse osv.

Våre advokater har erfaring med både små og store entreprisetvister. Ta kontakt for en uforpliktende prat!